Rencontrer ses lecteurs – Organiser des dédicaces 2/2

Ça y est, vous êtes lancés dans la grande aventure qu’est l’autoédition ! Aujourd’hui, nous poursuivons sur l’importance de rencontrer ses lecteurs et d’organiser des séances de dédicaces.

Bienvenue dans notre communauté d’auteurs autoédités et indépendants !

Vous voilà ici pour trouver des réponses à vos doutes et à vos questions. Dans cette série d’articles je vous éclaire et vous encourage à poursuivre sur cette voie.

Ce ne sera pas toujours facile mais vous verrez que vous n’êtes pas seul et que vous pouvez être entouré en cas de soucis.

Dans le précédent article, je vous ai présenté les étapes à suivre afin de rechercher les librairies à contacter ainsi que les points importants à prévoir avant tout démarchage. Et ce n’est pas fini. Avant de passer votre premier appel, vous devez préparer votre discours. Allons-y !

Préparer la prise de contact des libraires pour organiser des séances de dédicaces

Déroulement de l’appel

Tout commence avec le “pitch”. il s’agit d’un texte que vous écrivez comme si vous deviez le lire lors de votre appel. C’est un discours oral, simple à suivre et direct.

Bien sûr, vous ne le lirez pas mais après l’avoir écrit avec soin et en l’ayant sous les yeux, vous éviterez de chercher vos mots et de faire mauvaise impression.

Commencez par une formule de politesse, et présentez-vous succinctement (votre nom, vous êtes auteur de quel genre de livre). Avant d’aller plus loin, rien ne sert de vous lancer dans un monologue sur votre livre et vos motivations. La personne que vous aurez en ligne n’est probablement pas le bon interlocuteur. Ou bien il n’a pas le temps car un client est dans le rayon, il a 3 livres sous le bras à amener à un collègue, à une liste longue comme le bras de tâche à terminer avant sa pause déjeuner, etc.

C’est pourquoi la première prise de contact est un échange court, afin d’obtenir les coordonnées et les informations nécessaires pour la suite. Rien ne sert de s’emballer, vous obtiendrez rarement une date lors de ce premier appel (c’est possible mais peu probable, il y a des perles et j’espère que vous les trouverez).

Après votre courte présentation, du type « bonjour, je m’appelle Emilie et je suis romancière. », passez directement à l’objet de votre appel : « Organisez-vous des séances de dédicaces ? » Ici, on croise les doigts pour ne pas tomber sur un libraire qui organise des « rencontres » et qui n’apprécie pas que vous ayez fait l’erreur de prononcer le mauvais mot. ^^

Eh oui, rien ne sert de poursuivre l’appel si le libraire refuse catégoriquement d’organiser des signatures. Que ce soit du fait du gérant, de règles internes, du choix des libraires, ou de soucis logistique (travaux, espace trop petit, responsable en arrêt maladie de longue durée…), il se peut que la librairie n’accueille aucun auteur dans ses rayons. Évitez de perdre du temps et vérifier cette information essentielle.

Puis, demandez simplement à être mis en relation avec la personne chargée de l’organisation de ces fameuses séances de dédicaces. Si vous avez de la chance, vous pourrez lui parler directement, sinon, pas de soucis ! Prenez son nom et prénom, sa ligne directe si possible et surtout son adresse email.

On peut passer des heures avec des machines, sans être capable d'entretenir des relations humaines et sociales satisfaisantes

Dominique Wolton

Quoi qu’il en soit, si vous échangez avec le responsable des signatures, vous obtiendrez rarement plus que ces coordonnées. En grande majorité, on vous demandera d’envoyer un email. Cependant, il se peut que l’on vous demande plus de détails sur vous, votre ou vos livres, votre genre, etc.

Préparez quelques phrases mettant en valeur votre ou vos ouvrages, leur genre et leur style, votre touche personnelle… Ne soyez pas trop long, vous aurez l’occasion de tout leur envoyer par écrit.

Il se peut que l’on vous demande de fournir un exemplaire de votre livre. Pensez-y avant d’appeler afin de savoir si vous pouvez vous le permettre ou non

Une fois que vous avez les coordonnées du responsable, tentez d’obtenir plus d’informations. Il se peut que votre interlocuteur n’ait pas le temps ou ne connaisse pas les réponses à vos questions. Mais tentez tout de même votre chance. Les détails à obtenir sont les suivants, en fonction de vos besoins et de votre fonctionnement bien évidemment :

  • Le dépôt-vente : précisez que vous viendrez avec vos livres et vérifiez que votre statut leur convient (rien ne sert de le leur cacher, s’ils ne veulent pas d’autoédités, vous aurez perdu votre temps lorsque la question de la commande de vos livres se posera)
  • L’état du planning des signatures : chargé pour les prochains mois, possibilité dès la semaine suivante ou pas avant l’année prochaine ?
  • Les horaires : ce qu’ils préconisent et ce que vous préférez en fonction de la distance à parcourir entre chez vous et la librairie
  • Le fonctionnement général des dédicaces : laissez le libraire vous donner les détails (repas sur place, table, plusieurs auteurs le même jour…)
  • La commission : tentez de négocier si vous sentez que cela est possible
  • Et tout ce qui vous semble nécessaire 😊

Pensez à remercier votre interlocuteur pour son aide, souriez et précisez que vous envoyez votre email de présentation dans la journée. Et faites-le !

 

Vous préférez demander de l’aide ? C’est avec plaisir que nous en parlerons.

L’email type

Le contenu de l'email envoyé au libraire

Dès que vous avez raccroché, courez sur votre boite email. Ne tardez pas au risque d’oublier. D’ailleurs, il y a toujours un risque que vous ayez mal noté ou mal compris l’adresse email. C’est plus facile de rappeler rapidement afin d’obtenir l’adresse correcte.

Je vous conseille de préparer un email type que vous enverrez à vos contacts nouvellement obtenus. D’ailleurs, c’est un bon moyen d’avoir sous les yeux toutes les informations à leur transmettre :

  • Saluez votre interlocuteur (le responsable de l’organisation de séances de dédicaces)
  • Commencez par rappeler que vous faites suite à un échange téléphonique, avec le contact ou son collègue
  • Présentez-vous sur quelques lignes. Attention, vous ne vous adressez pas à un lecteur mais à un libraire. Ce professionnel a besoin de savoir quel genre de livre vous écrivez, votre expérience en tant qu’auteur (nombre de livres, prix… et ce qui vous met en valeur), votre univers, ce qui vous caractérise… Précisez la sortie de votre tout dernier, le lancement d’une nouvelle édition, bref, votre actualité. Vous pouvez aussi leur communiquer votre site internet et votre page Facebook.
  • Mon conseil est de ne pas trop en dire sur votre livre dans le corps de l’email. Le libraire risque de ne pas lire votre message en apercevant sa longueur. Précisez que les détails de vos ouvrages se trouvent sous votre signature (et renseignez-les : titre, ISBN, prix, résumé, genre, date de sortie…). Vous pouvez aussi joindre un communiqué de presse contenant toutes les infos et images de vos livres. Dans ce cas, n’oubliez pas de joindre le document à chaque email !
  • L’objet de votre prise de contact : vous souhaitez organiser une séance de dédicace, rencontrer les lecteurs de leur librairie. Alors dites-le. 😉
  • Proposer vos disponibilités, c’est encore mieux si vous connaissez les disponibilités de la librairies (si leur agenda est complet ou non. Et si votre propre agenda est vide, dites simplement que vous êtes disponibles tous les samedis des mois à venir. 
  • Un passage à l’action est un plus : par exemple, écrivez « En retour de cet email, pouvez-vous me communiquer vos disponibilités ? », « Si vous souhaitez organiser une signature, pouvez-vous me communiquer votre réponse et vos disponibilités ? Je me ferais une joie de planifier une date dès le…».

Et bien sûr, remerciez votre interlocuteur pur le temps qu’il vous accorde, pensez à la formule de politesse et à votre signature !

La forme, c'est le fond qui remonte à la surface

Victor Hugo

La forme de l'email envoyé au libraire

Soignez la forme et la présentation de votre email. Écrivez en noir ou en gris foncé, harmonisez la police d’écriture, aérez votre texte, insérez une signature professionnelle (votre nom d’auteur, numéro de téléphone, adresse email et site internet, pourquoi pas votre logo si vous en avez un).

N’ajoutez pas d’image, sauf si nécessaire, car certains serveurs bloquent les emails pour des raisons de sécurité. Il sera toujours temps plus tard de leur envoyer la couverture de votre livre. Et bien sûr, vérifiez l’orthographe et la grammaire de votre email ! Si le libraire est peu enclin à collaborer avec des auteurs autoédités, il ne faut pas lui donner des raisons de refuser de vous faire confiance.

Enfin, sauvegardez votre email type dans les brouillons et copiez-le à chaque nouvelle prise de contact.

 

Vous êtes presque prêt à commencer vos recherches. Il ne vous manque plus que quelques détails à prendre en compte afin de faciliter vos démarches. Soyez organisé et motivé !

La recherche et la prise de contact afin d’organiser des séances de dédicaces

Organisez vos recherches

Avant même votre premier appel, et lors de vos recherches préliminaires, préparez un fichier dans lequel vous noterez toutes les informations obtenues. Je vous conseille d’utiliser un tableur (Excel, Google Sheets, Open office Calc…). Vous y créerez votre base de données contenant les informations suivantes :

  • Nom de la librairie
  • Adresse
  • Téléphone
  • Email
  • Nom du contact et son statut (gérant, librairie, responsable des événements…)
  • Vos démarches (date de l’appel et de l’email, relances…)
  • Les informations obtenues (leurs disponibilités, le fonctionnement, les précisions utiles…)
  • La commission (que pourcentage vous accordent-ils ?)
  • Le lien vers le site internet de la librairie

Notez tout ce que vous obtenez. Pensez que très vite, vous allez confondre les informations et oublierez ce que l’on vient de vous dire. Ce fichier est un excellent aide-mémoire pour les mois à venir.

Prévoyez un temps pour votre prise de contact

Évitez d’appeler les samedis car les librairies sont débordées. De plus, certains moments de la semaine sont peu propices, comme le lundi matin (les professionnels sont en plein traitement de leurs emails, ou au café ^^), le vendredi après-midi (les libraires ont hâte d’être en weekend 😉). Et bien sûr, les heures de pause repas !

Pour votre propre organisation, prévoyez des moments dans votre semaine pour effectuer vos démarches et tenez-vous à votre planning.  Lorsque vous devez rappeler un libraire, ne manquez pas de vous en occuper. Les rappels sur votre agenda vous seront essentiels car chacun a des disponibilités différentes.

Commencez le démarchage en vue d’organiser des séances de dédicaces

Ça y est ! Vous êtes prêt à passer vos premiers appels. Vous avez tout devant les yeux pour obtenir les contacts et remplir votre agenda. Alors installez-vous, mettez votre casque ou vos écouteurs (vous aurez besoin de vos mains libres pour noter les renseignements 😉), et composez le premier numéro.

À l’aide de votre pitch, obtenez les coordonnées du libraire responsable de l’organisation de séances de dédicaces. Une fois raccroché, envoyez-lui votre email type (veillez à personnaliser le message en notant son nom dans la salutation). Notez bien la date de votre appel et l’envoie de l’email dans votre base de données. Puis passez au suivant.

Un fois cette première session de prise de contact terminée, vous aurez sûrement un fichier bien rempli, avec des librairies mises de côté car ils ont refusé votre demande, d’autres qu’il vous faudra rappeler pour obtenir les fameuses coordonnées, et de nombreux professionnels contactés par email. Bravo à vous !

Découvrez mes prestations

Pour vous soutenir dans l’autoédition

Notez dans votre agenda les librairies à recontacter puis prévoyez une nouvelle session de prise de contact, et surtout, organisez une séance d’appels pour les relancer. En effet, il vous faudra motiver les libraires à vous accueillir. Votre appel et votre premier email passeront sûrement inaperçus, parmi les dizaines de demandes hebdomadaires. Afin de bien équilibrer vos relances, voici ce que je vous propose :

  • Jour J : première prise de contact par téléphone et par email
  • J + 8 : relance par téléphone (demandez à vérifier s’ils ont bien reçu votre email, renvoyez-le si besoin)
  • J +15 : relance par téléphone ou par email (en fonction de vos notes, de vos précédents échanges)
  • Continuez, tous les 15 jours ou une fois par mois

Anaïs W. vous donne les clés de l’autoédition et notamment de l’organisation de séances de dédicaces dans son ebook gratuit sur les 7 fondamentaux pour s’autoéditer.

Après plusieurs heures dédiées à ces démarches, vous devriez obtenir une date, sinon, je vous invite à suivre mes derniers conseils.

Les autres étapes de l'autoédition

Découvrez mes conseils et mes astuces dans les autres articles dédiés à l’autoédition !

Mes conseils pour rencontrer vos lecteurs

Le démarchage de librairies peut-être éprouvant pour un auteur autoédité. Il vous faudra faire preuve de patience, d’organisation, de motivation et surtout, dédier le temps nécessaire !

Vous essuierez des refus, c’est normal. Tous les libraires ne peuvent pas vous accueillir, ne prenez pas leur refus personnellement. Certains pourront être désobligeant envers votre statut d’indépendant, ou parce que vous n’êtes pas connus (surtout dans les grandes villes et à Paris centre). Alors ne lâchez pas et poursuivez vos démarches !

Vous obtiendrez rarement des réponses à vos emails. C’est pourquoi il vous faudra relancer vos contacts. Veillez à ne pas les harceler et à respecter le travail de ces professionnels. Si un libraire vous précise que la période de janvier est à éviter car ils sont en inventaire, tenez-en compte et patientez jusqu’en février pour les relancer. Par contre, si vous sentez que la personne est motivée, rappelez-là plus souvent. Vous devez vous adapter à leur rythme et à leur fonctionnement.

Ne manquez pas de rappeler et de noter tout ce que l’on vous dit. Ce sera utile et démontrera votre engagement.

Un conseil évident mais qu’il me parait essentiel de rappeler est de sourire ! Au téléphone, l’expression de votre visage s’entend. Veillez à être agréable, aimable, respectueux et à accepter les réponses de votre interlocuteur. S’il n’a pas le temps, rien ne sert d’insister. Soyez compréhensif et empathique. Après tout, eux aussi sont humains et reçoivent sûrement de nombreux appels comme le vôtre.

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Après plusieurs appels, peut-être une heure ou plus de prise de contact, vous vous sentirez peut-être fatigué et agacé. C’est normal. Faites une pause ou reprenez un autre jour. Rien ne sert d’effectuer ces démarches lorsque vous êtes de mauvaise humeur. Cela se ressentira et vous risquez de perdre des opportunités ou de ne pas être réceptif. D’ailleurs, rien ne sert de contacter toutes les librairies en une fois ! Répartissez vos appels sur plusieurs jours.

Enfin, sachez que les libraires ne répondront que rarement à vos emails, surtout lorsqu’il s’agit de votre premier message. C’est normal, acceptez-le dès à présent et vous vivrez d’autant mieux la frustration. Ce sont vos relances qui vous permettront d’obtenir des réponses et une date !

Maintenant que vous savez tout sur la recherche en vue de rencontrer vos lecteurs et d’organiser des séances de dédicaces, comment vous sentez-vous ? Êtes-vous prêt à vous lancer ?

Cette étape dans la vie d’auteur autoédité n’est pas la plus agréable. La frustration et la déception peuvent entacher votre quotidien et votre motivation. C’est pourquoi je propose de vous aider et de vous soutenir dans cette période cruciale !

Envisagez-vous de déléguer la recherche de librairies à un professionnel ?
Rencontrez vos lecteurs

Rencontrez vos lecteurs

Une partie de mon travail est dédiée à la recherche, la prise de contact et l’organisation de séances de dédicaces pour les auteurs avec qui je collabore au quotidien. Voulez-vous obtenir des dates afin de rencontrer vos lecteurs ? Souhaitez-vous vous libérer de cette tâche souvent pesante et chronophage ?

Après un entretien téléphonique, j’établie avec vous la zone géographique et les lieux à contacter. Puis je démarre mes recherche et effectue les premières prises de contact en tant que votre agent littéraire. Les libraires entendent parler de vous et reçoivent un email de présentation de vos livres. Vous obtenez une base de données complète et avez de fortes chances de dédicacez vos livres dans les mois à venir !

Bonnes chances dans vos recherches ! Et n’oubliez pas de sourire ! 😉 

À bientôt.

Emilie

Ma photo de profil Emilie Varrier

À propos d'Emilie Varrier

Je suis travailleuse indépendante et j’exerce depuis mon domicile grâce aux outils merveilleux que nous offrent internet et le téléphone. Je soutiens les auteurs dans leurs activités liées à l’autoédition. Nous avançons ensemble afin d’atteindre le même objectif : la réussite de leurs projets ! 

2 commentaires sur “Rencontrer ses lecteurs – Organiser des dédicaces 2/2”

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