Comment contacter les librairies pour organiser des séances de dédicaces ?

Si tu cherches comment contacter les librairies pour organiser des séances de dédicaces,  tu es au bon endroit ! Dans cet article, je t’explique pas-à-pas comment te préparer à la première prise de contact avec les libraires, comment  gérer ces appel, et les relances par emails ainsi que par téléphone. Je te donnes aussi mes conseils et mes astuces pour mettre toutes les chances de ton côté !

Cet article fait partie d’une série de deux articles. Dans le premier article, je t’explique ce don tu as besoin avant de passer à la phase d’appel et de relances : Organiser des dédicaces pour rencontrer ses lecteurs (clique sur le lien).

Préparer la prise de contact des libraires pour organiser des séances de dédicaces

Tout commence avec le « pitch ». Il s’agit d’un texte que tu écris comme si tu devais le lire lorsque tu contactes les libraires. C’est un discours oral, simple à suivre et direct.

Bien sûr, tu ne le liras pas mais après l’avoir écrit avec soin et en l’ayant sous les yeux, tu éviteras de chercher tes mots et de faire mauvaise impression.

Début de l'appel

Commence par une formule de politesse, et présente-toi succinctement (ton nom, précise que tu es auteur et de quel genre de livre). Rien ne sert de te lancer dans un monologue sur ton livre et tes motivations. La personne que tu auras au téléphone n’est probablement pas le bon interlocuteur. Ou bien il n’a pas le temps car un client est dans le rayon, il a 3 livres sous le bras à amener à un collègue, il a une liste longue comme le bras de tâche à terminer avant sa pause déjeuner… Bref, « c’est pas du tout le bon moment ! »

C’est pourquoi la première prise de contact est un échange court qui a pour but d’obtenir les coordonnées et les informations nécessaires pour la suite de tes démarches. Rien ne sert de s’emballer, tu obtiendras rarement une date lors de ce premier appel (c’est possible mais peu probable, il y a des perles et j’espère que tu les trouveras).

Une femme sourit au téléphone pour Organiser des dédicaces et contacter les librairies

La question clé pour organiser des séances de dédicaces

Après ta courte présentation, du type « bonjour, je m’appelle Emilie et je suis romancière. », passe directement à l’objet de ton appel. Pour cela, une question simple comme « Organisez-vous des séances de dédicaces ? »  suffit à faire un premier tri.

Ici, tu croises les doigts pour ne pas tomber sur un libraire qui organise des « rencontres » et qui n’apprécie pas que tu aies fait l’erreur de prononcer le mauvais mot. ^^

Quoi qu’il en soit, rien ne sert de poursuivre l’appel si le libraire refuse catégoriquement d’organiser des séances de dédicaces (signatures, rencontre ou autre). Que ce soit du fait du gérant, de règles internes, du choix des libraires, ou de soucis logistique (travaux, espace trop petit, responsable en arrêt maladie de longue durée…), il se peut que la librairie n’accueille aucun auteur dans ses rayons. Cette question est essentielle pour ne pas perdre de temps en appels et relances inutiles.

Si ton interlocuteur confirme qu’ils organisent des séances de dédicaces, alors tu peux continuer.

Demande simplement à être mis en relation avec la personne chargée de l’organisation de ces fameuses séances de dédicaces. Si tu as de la chance, tu pourras lui parler directement, sinon, pas de soucis ! Prends note de son nom et de son prénom, de sa ligne directe si possible et si possible de son adresse email directe ou de celle à laquelle il répond.

On peut passer des heures avec des machines, sans être capable d'entretenir des relations humaines et sociales satisfaisantes
Dominique Wolton

Les informations à obtenir pour organiser des séances de dédicaces

Quoi qu’il en soit, si tu échanges avec le responsable des séances de dédicaces, tu obtiendras rarement plus que ses coordonnées. En grande majorité, il ou elle te demandera d’envoyer un email. Cependant, il se peut que l’on te demande plus de détails sur toi, ton ou tes livres, leur genre, etc.

Prépare quelques phrases mettant en valeur tes ouvrages, leur genre et leur style, ta touche personnelle… Ne sois pas trop long, tu auras l’occasion de tout leur envoyer par écrit.

Il se peut que l’on te demande aussi de fournir un exemplaire de ton livre. Penses-y avant d’appeler afin de savoir si tu peux te le permettre ou non. Et, si oui, en version numérique seulement ou en broché ?

Une librairie café pour Organiser des dédicaces et contacter les libraires

Une fois que tu as les coordonnées du responsable, tente d’obtenir plus d’informations. Il se peut que ton interlocuteur n’ait pas le temps ou ne connaisse pas les réponses à tes questions. Mais tente tout de même votre chance. Les détails à obtenir sont les suivants, en fonction de tes besoins et de ton fonctionnement personnel bien évidemment :

  • Le dépôt-vente : précise que tu viendras avec tes livres et vérifie que ton statut leur convient (rien ne sert de le leur cacher, s’ils ne veulent pas d’autoédités, tu  auras perdu ton  temps lorsque la question de la commande de tes livres se posera)
  • L’état du planning des évènements : chargé pour les prochains mois, possibilité dès la semaine suivante ou pas avant l’année prochaine ? Cette information t’aidera à savoir si cela vaut la peine de relancer rapidement ou pas.
  • Les horaires : demande les horaires habituels, ce qu’ils préconisent. Précise ce que tu préfères en fonction de la distance à parcourir entre chez toi et la librairie.
  • Le fonctionnement général des séances de dédicaces : laisse le libraire te donner les détails (repas sur place, table, plusieurs auteurs le même jour…)
  • La commission : tente de négocier si tu sens que cela est possible
  • Et tout ce qui vous semble nécessaire

Pense à remercier ton interlocuteur pour son aide, sourie et précise que tu enverras  ton email de présentation dans la journée. Et fais-le !

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L’email type pour organiser des séances de dédicaces

Le contenu de l'email envoyé au libraire

Dès que tu raccroches, coure sur ta boite email. Ne tarde pas au risque d’oublier. D’ailleurs, il y a toujours un risque que tu ais mal noté ou mal compris l’adresse email. C’est plus facile de rappeler rapidement afin d’obtenir l’adresse correcte et ainsi de parler au même interlocuteur.

Je te conseille de préparer un email type que tu enverras à tes contacts nouvellement obtenus.

  • Salue ton interlocuteur (le responsable de l’organisation de séances de dédicaces). Oui, un « Bonjour Monsieur Durant » est plus apprécié qu’un banal « bonjour ».
  • Commence par rappeler que tu fais suite à un échange téléphonique avec le contact ou son collègue.
  • Présente-toi sur quelques lignes. Attention, tu ne t’adresses pas à un lecteur mais à un libraire. Ce professionnel a besoin de savoir quel genre de livre tu écris, ton expérience en tant qu’auteur : nombre de livres, prix, ce qui tu te différencies des auteurs qui le sollicitent, ton univers, ce qui te caractérise… Précise la date de sortie de ton tout dernier, le lancement d’une nouvelle édition, bref, ton actualité. Tu peux aussi leur communiquer l’adresse de ton site internet et de ta page Facebook.
  • Mon conseil est de ne pas trop en dire sur ton livre dans le corps de l’email. Le libraire risque de ne pas lire ton message en apercevant sa longueur. Précise que les détails de tes ouvrages se trouvent sous ta signature (et renseigne-les : titre, ISBN, prix, résumé, genre, date de sortie…). Tu peux aussi joindre un communiqué de presse contenant toutes les infos et images de vos livres. Dans ce cas, n’oublie pas de joindre le document à chaque email !
  • L’objet de ta prise de contact : annonce que tu souhaites organiser une séance de dédicaces, rencontrer les lecteurs de leur librairie. Dis-le clairement et simplement.
  • Propose tes disponibilités, c’est encore mieux si tu connais les disponibilités de la librairie (si leur agenda est complet ou non). Et si ton propre agenda est vide, écris simplement que tu es disponible tous les samedis des mois à venir.
  • Un passage à l’action est un plus : par exemple, écris « En retour de cet email, pouvez-vous me communiquer vos disponibilités ? », « Si vous souhaitez organiser une séance de dédicaces, pouvez-vous me communiquer  vos disponibilités ? Je me ferais une joie de planifier une date dès le…».
  • Et bien sûr, remercie ton interlocuteur, ton contact pour le temps qu’il t’accorde, pense à la formule de politesse et à ta signature en tant qu’auteur !
La forme, c'est le fond qui remonte à la surface​
Victor Hugo

La forme de l'email envoyé au libraire

Soigne la forme et la présentation de ton email. Écris en noir ou en gris foncé, pas besoin de couleurs et de fantaisies, harmonise la police d’écriture, aère ton texte en allant à la ligne et ainsi créer des paragraphes plus faciles à lire, insère une signature professionnelle (ton nom d’auteur, numéro de téléphone, adresse email et site internet, pourquoi pas ton logo si tu en as un).

N’ajoute pas d’image, sauf si nécessaire, car certains serveurs bloquent les emails pour des raisons de sécurité. Il sera toujours temps plus tard de leur envoyer la couverture de ton livre. Et bien sûr, vérifie l’orthographe et la grammaire de ton email ! Si le libraire est peu enclin à collaborer avec des auteurs autoédités (qui viennent en dépôt-vente), il ne faut pas lui donner des raisons de refuser de te faire confiance.

Enfin, sauvegarde ton email type dans les brouillons et copie-le à chaque nouvelle prise de contact.

Tu es presque prêt à commencer tes recherches. Il ne te manque plus que quelques détails à prendre en compte afin de faciliter tes démarches. Sois organisé et motivé !

La recherche et la prise de contact pour organiser des séances de dédicaces

Organise tes recherches de librairies

Avant même ton premier appel pour organiser des séances de dédicaces, et lors de tes recherches préliminaires, prépare un fichier dans lequel tu noteras toutes les informations obtenues. Je te conseille d’utiliser un tableur (Excel, Google Sheets, Open office Calc…). Tu y créeras ta base de données contenant les informations suivantes :

  • Nom de la librairie
  • Adresse
  • Numéro de téléphone
  • Adresse email
  • Nom du contact et son statut (gérant, librairie, responsable des événements…)
  • Tes démarches (date de l’appel et de l’email, dates des relances…)
  • Les informations obtenues (les disponibilités de la librairie, le fonctionnement, les précisions utiles…)
  • La commission (quel pourcentage qu’ils déduiront de la vente de tes livres)
  • Le lien vers le site internet de la librairie

Note tout ce que tu obtiens. Pense que très vite, tu vas confondre les informations et oublieras ce que l’on vient de te dire. Ce fichier est un excellent aide-mémoire pour les mois à venir. 🙂

JK Rowling singe un livre pour Organiser des dédicaces

Prévoir un temps dédié pour contacter les libraires

Évite d’appeler les samedis car les libraires sont débordés. De plus, certains moments de la semaine sont peu propices, comme le lundi matin (les professionnels sont en plein traitement de leurs emails, ou au café ^^), le vendredi après-midi (les libraires ont hâte d’être en weekend 😉 ). Et bien sûr, les heures de pause repas !

Pour ta propre organisation, prévois des moments dans ta semaine pour effectuer tes démarches et tiens-toi à ton planning.  Lorsque tu dois rappeler un libraire, ne manque pas de t’en occuper. Les rappels sur ton agenda te seront essentiels car chacun a des disponibilités différentes.

Contacter les libraires pour organiser des séances de dédicaces

Ça y est ! Tu es prêt à passer tes premiers appels et à organiser des séances de dédicaces !

Tu as tout devant les yeux pour obtenir les contacts et remplir ton agenda. Alors installe-toi, mets ton casque ou tes écouteurs (tu auras besoin de tes mains libres pour noter les renseignements 😉 ), et compose le premier numéro.

À l’aide de ton pitch, obtiens les coordonnées du libraire responsable de l’organisation de séances de dédicaces. Note les informations que ton interlocuteur a pu te fournir. Une fois raccroché, envoie ton email type (veille à personnaliser le message en notant son nom dans la salutation). Note bien la date de ton appel et l’envoie de l’email dans ta base de données. Puis passe au suivant.

Un fois cette première session de prise de contact terminée, tu auras sûrement un fichier bien rempli, avec des librairies mises de côté car ils ont refusé ta demande, d’autres qu’il te faudra rappeler pour obtenir les fameuses coordonnées, et de nombreux professionnels contactés par email. Bravo à toi !

Note dans ton agenda les librairies à recontacter puis prévois une nouvelle session de prise de contact, et surtout, organise une séance d’appels pour les relancer. En effet, il te faudra motiver les libraires à t’accueillir. Ton appel et ton premier email passeront sûrement inaperçus parmi les dizaines de demandes hebdomadaires. Afin de bien équilibrer tes relances, voici ce que je te propose :

  • Jour J : première prise de contact par téléphone et par email.
  • J + 8 : relance par téléphone (demande à vérifier s’ils ont bien reçu ton email, renvoie-le si besoin).
  • J +15 : relance par téléphone ou par email (en fonction de tes notes, de tes précédents échanges).
  • Continue, tous les 15 jours ou une fois par mois en fonction des réponses obtenues.

Après plusieurs heures dédiées à ces démarches, tu devrais obtenir une date, sinon, je t’invite à suivre mes derniers conseils.

Mes conseils pour contacter les librairies et organiser des séances de dédicaces

1. T'adapter au libraires

Contacter les librairies pour organiser des séances de dédicaces peut-être éprouvant pour un auteur autoédité. Il te faudra faire preuve de patience, d’organisation, de motivation et surtout, dédier le temps nécessaire !

Tu essuieras des refus, c’est normal. Tous les libraires ne peuvent pas t’accueillir, ne prends pas leur refus personnellement. Certains pourront être désobligeant envers ton statut d’indépendant, ou parce que tu n’es pas connu (surtout dans les grandes villes et à Paris centre). Alors ne lâche pas et poursuis tes démarches !

Tu obtiendras rarement des réponses à tes emails. C’est pourquoi il te faudra relancer tes contacts par téléphone et par email. Veille à ne pas les harceler non plus, et à respecter le travail de ces professionnels. Si un libraire te précise que la période de janvier est à éviter car ils sont en inventaire, tiens-en compte et patiente jusqu’à mi-février pour les relancer. Par contre, si tu sens que la personne est motivée, rappelle-la plus souvent. Tu dois t’adapter à leur rythme et à leur fonctionnement.

2. Relancer les libraires

Et surtout, ne manque pas de rappeler et de noter tout ce que l’on te dit. Ce sera utile et démontrera ton engagement.

Un conseil évident mais qu’il me parait essentiel de rappeler est de sourire ! Au téléphone, l’expression de ton visage s’entend. Veille à être agréable, aimable, respectueux et à accepter les réponses de ton interlocuteur. S’il n’a pas le temps, rien ne sert d’insister. Sois compréhensif et empathique. Après tout, eux aussi sont humains et reçoivent sûrement de nombreux appels comme le tien.

Un téléphone avec des écouteurs pour Organiser des dédicaces

3. T'écouter

Après plusieurs appels, peut-être une heure ou plus de prise de contact, tu te sentiras peut-être fatigué et agacé. C’est normal. Fais une pause ou reprends un autre jour. Rien ne sert d’effectuer ces démarches lorsque tu es de mauvaise humeur. Cela se ressentira et tu risqueras de perdre des opportunités ou de ne pas être réceptif. D’ailleurs, rien ne sert de contacter toutes les librairies en une fois ! Répartis tes appels sur plusieurs jours.

Enfin, sache que les libraires ne répondront que rarement à tes emails (je me répète mais je préfère que tu t’y prépares ;)), surtout lorsqu’il s’agit de ton premier message. C’est normal, accepte-le dès à présent et tu vivras d’autant mieux la frustration. Ce sont tes relances qui te permettront d’obtenir des réponses d’organiser des séances de dédicaces !

4. Te lancer !

Maintenant que tu sais tout sur la recherche en vue de rencontrer tes lecteurs et d’organiser des séances de dédicaces, comment te sens-tu ? Es-tu prêt à te lancer ?

Cette étape dans la vie d’auteur autoédité n’est pas la plus agréable. La frustration et la déception peuvent entacher ton quotidien et ta motivation. Mais ne lâche rien !

Bonnes chances dans tes recherches ! Et n’oublie pas de sourire ! 😉

À bientôt.

Emilie

Emilie Varrier

Emilie Varrier

Romancière autoéditée, je soutiens les auteurs dans l'autoédition de leurs livres grâce à une méthode unique : la Co-Autoédition. Depuis 2018, mon expérience a renforcé mon savoir-faire et mon expertise de l'autoédition.

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Emilie Varrier

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